İş Süreci Yönetimi ile Zaman Kazanmanın Beş Yolu

BPM ile Zaman Kazan

Mehmet Demirel

Artan sayıda organizasyon dijital dönüşümü benimsiyor. Şirketler bir iş süreci yönetimi (BPM) yazılımı kullanarak, ürün ve hizmet yeniliklerini geliştirmek, müşteri yanıt sürelerini iyileştirmek ve operasyonel verimliliği artırmak için teknolojiyi kullanarak dijital dönüşüm işlemlerini daha da geliştirebilirler.


Doğru yapıldığında ve düşünceli bir şekilde uygulandığında, BPM süreçlerinizin çevikliğini, aktarılabilirliğini ve tekrarlanabilirliğini hızla artırabilir. Öyleyse birçok kuruluş, tekrarlanabilir süreçlerin otomatikleştirilmesinin, ürün sorgulamasını ürünlere nasıl kısaltabileceğini, çalışanların müşteri taleplerine hızlı yanıt verebilmeleri için daha fazla zaman vermesini veya hatta daha hızlı özelleştirmeleri uygulama becerisi sağladığını görebilir.


Aşağıda listelenen bir BPM platformunun genel organizasyonel çıktılarını geliştirirken bir kurumun zamanından ve paradan tasarruf edebileceği beş ana yol vardır.


1. Tekil bir platformda Süreç Organizasyonu

İşletmelerin, büyüklüklerinden veya sektörlerinden bağımsız olarak, bir kerede birden fazla karmaşık iş akışına sahip olmalarının çoğu zaman sırrı değildir. Aslında, 2018'de BPM uygulamasına giren endüstrilerdeki eğilimleri analiz etmek için yapılan bir araştırma, ankete katılan şirketlerin% 37'sinden fazlasının aynı anda gerçekleşen bu üst düzey işlemlerin çoğunun bulunduğunu bildirdiğini ortaya çıkardı. Zaman tasarrufu açısından, BPM, daha önce hiç olmadığı gibi organizasyonu geliştirmek için tekil bir platform aracılığıyla çeşitli manuel süreçler alabilir ve birliği kolaylaştırabilir.


Bu kadar hareketli parçayı konsolide ve organize bir platforma ayırarak, fazlalığı azaltabilir ve manuel işlemleri otomatikleştirebilirsiniz. Tek bir platform kullanmak, işlemlerin kolay yerini kolaylaştırır ve karışıklığı ortadan kaldırır. Aslında, bir kuruluşun her üyesi, gelişmiş süreçlerine ve zaman kazanmalarına erişim kolaylığı ile güçlenmiş hissedebilir.


2. Süreçler / iş akışlarıyla sürekli iyileştirme

Kuruluşlar, BPM nedeniyle sadece dosyalama ve organizasyon anlamında değil, aynı zamanda iş akışlarının ve görev yönetimi faaliyetlerinin yapılandırılmasında da zaman kazanabilir. BPM'ye dahil edilen otomatik izleme, atıkların, verimsizliklerin ve en iyi uygulama iş akışlarından sapmaların hızlı bir şekilde tanımlanıp kaldırılmasını sağlar.


Sürekli izleme mevcut değişiklikleri ve iyileştirme alanlarını daha kolay tanımlanabilir hale getirir, böylece daha önce onları tanımlamak için harcanan zamandan tasarruf sağlar.


Ek olarak, BPM, işverenlerin ilgili yönetim faaliyetlerini düzene sokarak ve tekrarlanabilirliklerini sağlayarak iş akışlarını güvence altına almasını sağlar. Hatalar oluştuğunda, BPM platformları onları hemen tanımlamanıza yardımcı olur ve hem operasyonel hem de performans düzeyinde görünürlüğü arttırır.


Dijital çağda, teknolojik gelişmeler sürekli gelişmektedir. Yeni ve geliştirilmiş çözümler ve cihazların sürekli akması ile birlikte, organizasyonlar ek bir karmaşıklık katmanıyla karşı karşıya kalmaktadır. Dijital dönüşüm bağlamında, bir BPM platformunun benimsenmesi aşağıdaki üç faaliyeti ele alabilir:


Artan karmaşıklık nedeniyle süreçlerin sürekli yenilenmesi ve değiştirilmesi.

Kapsamlı işbirliği, esneklik ve mobilite ihtiyacı.

Müşteriler, ortaklar ve çalışanlarla ilişkilerin geliştirilmesi.

BPM ile şirketler artık iş akışlarını yönetmek ve manuel olarak ayarlamak için daha az zaman harcayabilir ve işletme başarılarını ve genel olarak istenen iş hedeflerini yerine getirmek için performanslarını ele alarak daha fazla zaman harcayabilirler.


3. Pahalı hataları ortadan kaldırın

Hataların tespit edilmesini sağlamanın yanı sıra, BPM, daha önce önceden örgütlenmemiş süreçlerin akışında daha önce kaybedilmiş olabilecek etkin risk yönetiminin varlığının artmasıyla, insan hatalarının oluşumunu veya hızını da azaltarak daha fazla zaman kazandırabilir.


Çekirdek süreçler daha önce belirtildiği gibi birleşik bir platformda katılaşıp düzenlendiğinde, şirketler bu hataları yaptıktan sonra tanımlamak ve düzeltmek için sayısız saatler harcamak yerine, ilk etapta hataları önlerler.


Çalışanlar, verimliliklerini ve çıktılarını arttırmak için hataları bulup düzeltmek için harcayacakları zamanı harcayabilir, aynı zamanda daha üst düzey görevlere odaklanma yeteneğine de sahip olabilirler. BPM aynı zamanda çoğaltma hatalarını da ortadan kaldırabilir ve bu da çalışanların sonuçların sadece yarısı için çabalarını iki katına çıkarmasını gerektirir.


Şirketler bir süreci mükemmele mümkün olan en yakın noktaya, BPM aracılığıyla hareket ettirip aynı işlemi tekrar tekrar tekrarladığında, tekrarlanabilir sonuçlarla olağanüstü sonuçlar üretebilirler.


Dijital çağ süreç verimliliğini elde etmeyi zorlaştırsa da, BPM uygulamalarını dijital dönüşüm girişiminize göre ayarlayabilirsiniz. O zaman ne olacak? Dijital işletme işlemlerinizi en üst düzeye çıkarırsınız.


4. Analizi otomatikleştirin

Birçok kuruluş, iş akışlarını yalnızca standartlara uygun değil, verimsiz bulmaları ve hem ölçülmemiş hem de yönetilmeyen büyük miktarda veri bırakmaları için özetleyen önemli miktarda zaman harcayabilir ve harcar. BPM, analizi en başta otomatikleştirerek yönetim ve ölçüm otomasyonunu sağlar. Temelde, şirketler otomatik çalışma ve iş süreçlerinde en iyi uygulamalardan sapmaların tespit edilmesinin faydasını deneyimleyebilirler.


Doğrudan bir sonuç olarak, çalışanlar analiz etmek için daha az zaman harcıyor ve süreçlerini mükemmelliğe daha yakın olacak şekilde değiştirmek için daha fazla zaman ayırmak için kapıyı açıyor. Ayrıca, cevaplar ve analizler aramak için harcanan sürenin azaltılması, müşteriyle ilgili bir bakış açısından avantajlıdır.


BPM'yi kullanarak analiz zamanını düşürme işleminden yararlanan şirketler, yanıtın kalitesini / alaka düzeyini artırabilecek yanıtlama süresi içinde müşteri yanıtını önceliklendirmek için artık ellerinde daha fazla zamana sahip.


5. Çalışan deneyimini geliştirmek

Şirketler otomasyonun birçok faydasını yaşadıkça, çalışanları en küçük kazançların bile görünürlüklerini arttırabilir. Örneğin, şirketler büyük ölçekli üretim kazancını, gelişmiş müşteri ilişkilerini ve hatta departmandaki gelişmeleri düzenli ve otomatik olarak bildirebilirler. Çalışanlar bu görünür başarıyı gördüğünde, morali iyileştirebilir.


Ayrıca, çalışanlar mevcut süreçlerinin ve iş akışlarının lojistiğini tartışmak ve analiz etmek için daha az zaman harcayacaklarını takdir edeceklerdir. Bunun yerine, çalışanlar ellerinden gelenin en iyisini yapmakta serbesttirler.


Bu süreç iş başarısı için kritik öneme sahiptir ve organizasyonda kalması daha muhtemel olan daha mutlu çalışanlara güvence vermek. Bir başka sonuç da, personelin moralinin, ciro ve eğitimi telafi etmek için gereken toplam zamanı azaltabileceğidir. BPM ayrıca, açık ve tutarlı bir şekilde yönetilen bir sürecin ana hatlarını çizerek çalışanları sorumlu ve güvenilir tutar. Böyle bir süreç, net beklentileri karşılamak için ilgili teşvik ile ilişkili özerklik yaratır. Öyleyse bu, daha iyi çalışan deneyimlerini desteklemenin temelini oluşturabilir.


Son düşünce

Gördüğünüz gibi, BPM verimsiz süreçleri ve iş akışları olan kuruluşlar için hem zaman hem de para kazandırabilen bir bileşik göstermektedir. Gelişmiş organizasyon, düzene dayalı iş akışları, hataların ortadan kaldırılması, otomatik analiz ve daha iyi çalışan deneyimi sayesinde BPM, kurumlara daha yüksek sonuçlar üretme yetkisi verir.


Dijital dönüşüm açısından, kuruluşlar, BPM’in (iş süreci yönetimi) çeviklik gibi belirli faydalar sunarken, müşteri hizmetleri ve müşteri odaklı karar vermeyi olumlu yönde etkileyebilmesinin avantajlarını alabilirler.