Belgelerinizi Merkezi şekilde saklayın!

Yerinde Kayıtları Yönetme

Mehmet Demirel

İster mevcut kayıt sisteminizi modernleştirmek ister yeni bir sistem uygulamak istiyorsanız, kayıtlarınızı yerinde yönetmenin faydalarını düşünmelisiniz.

Kayıtları Yerinde Yönetme, Kayıt Yönetim sistemi içeriği kontrol etmek için fiziksel olarak hareket ettirmediğinde; içerik orijinal konumunda kalır, ancak çözüm dosya planını, saklama politikalarını uygular ve diğer depoda depolanan içerik / kayıtlar için bekletir.

Bugün kuruluşlar, günümüz dünyasındaki tek bir kurumsal içerik yönetimi (ECM) sisteminde standartlaştırılmamıştır. AIIM araştırması şunları buldu:


  • Kuruluşların % 52'sinde üç veya daha fazla Kurumsal İçerik Yönetimi (ECM), Doküman Yönetimi (DM) ve / veya Kayıt Yönetimi (RM) sistemleri ve % 22'sinde beş veya daha fazla sistem bulunmaktadır.

  • Bu kuruluşların % 38'i beşten fazla ECM / DM / RM sistemine sahip olduğunu bildiriyor.

  • En az bir ECM sistemi bulunan şirketlerin % 52'si arasında dosya paylaşımları hala yaygın olarak kullanılmaktadır

Sadece bu sistemlerde içerik değil, bu sistemler üzerine inşa edilmiş iş uygulamaları veya temel içerik hizmetlerine dayanan iş süreçleri gibi başka hususlar da vardır. Geçiş, kullanım eksikliği veya içeriğin yaşı göz önüne alındığında potansiyel olarak tek kullanımlık olan ROT - Yedekli, Eski ve Önemsiz içerik getirme eğilimindedir.


Bunu kuruluşunuzda nasıl çözebilirsiniz? Alfresco Yönetişim Hizmetleri (AGS) ve Alfresco Federe Services (AFS), eski depodaki içeriğinizi / kayıtlarınızı yaşam döngüleri boyunca yönetmenize yardımcı olabilir.

Yerinde Kayıtları Yönetme, Kayıt Yönetim sistemi içeriği kontrol etmek için fiziksel olarak hareket ettirmediğinde

Manage in Place Records is when the Records Management system does not physically move the content to control it


AGS ve AFS kullanmak kuruluşunuza şunları sağlayacak bir çözüm sağlayabilir:


  • 60'tan fazla konektörle birden fazla sistemden içeriği ve verileri Alfresco'ya birleştirin

  • Eski sistemlerde içerik ve / veya kayıtları yönetmek yaşam döngüsü (Yerinde Yönet)

  • Akıllı Geçiş hizmetleri sağlayın

  • Birleştirilmiş, filtrelenebilir sonuç kümesiyle birden çok sistemde Birleşik aramayı sağlama

  • EDRM XML'de bir e-Keşif veya İnceleme aracına aktarılabilen bir sonuç kümesini dışa aktarma

  • AGS ve AFS, yerinde bir Yönetim sistemini modernize ederken veya uygularken kuruluşunuza fayda sağlayabilir:

  • Kullanıcıların daha iyi benimsemesi - kullanıcılar şu anda kullandıkları kullanıcı arayüzlerinde çalışır

  • Bu özelliğe sahip olmayan sistemlerde içerik üzerinde yönetim kontrolünü kaydeder

  • Konumlarına bakılmaksızın tüm kayıtların merkezi yönetimi

  • Talep üzerine Akıllı Geçiş

  • Kullanıcıların kolayca içerik / kayıt bulmasını sağlayan birleşik arama