Alfresco Westminster Üniversitesi Müşteri Hikayesi

Alfresco Müşteri Hikayesi

Mehmet Demirel

Westminster Üniversitesi

Westminster Üniversitesi, 150'den fazla ülkeden 20.000'den fazla öğrenciyi kendine çeken canlı bir öğrenme ortamına sahiptir. Uygulamaya dayalı kursları, mezunlarını mesleki yaşam talepleri için eğitmek üzere tasarlanmıştır ve mükemmellik için uluslararası tanınırlık kazanmıştır.

Seçkin 175 yıllık miras, Üniversite'nin politika, medya, sanat ve tasarım, mimarlık ve biyomedikal bilimler gibi birçok araştırma alanında öncülük ettiği anlamına gelir. Akademik faaliyetleri, yaklaşık 45 bölüm ve 65 araştırma merkezinin bulunduğu beş fakülte şeklinde düzenlenmiştir.

Üniversitenin merkezi ve orijinal kampüsü Londra'nın merkezindeki Regent Caddesi'ne dayanmaktadır ve Londra'daki Fitzrovia, Marylebone ve Harrow bölgelerinde ek kampüsler bulunmaktadır. Ayrıca Özbekistan'daki Taşkent'teki Westminster Uluslararası Üniversitesi'nin yanı sıra Londra Diplomatik Akademisi aracılığıyla Paris'te bir uydu kampüsü işletmektedir.

“Üniversite geniş ve dağıtılmış bir iş gücüne sahiptir ve içeriğe her yerden güvenli bir şekilde erişebilme yeteneği, gerçekten mobil çalışma sağlamaya yardımcı olmuştur.”

Hiten Vaghmaria, Dijital Gelişim Başkanı, Bilgi Hizmetleri, Westminster Üniversitesi.


İş zorluğu

Farklı ve dinamik bir uluslararası eğitim kurumu olan Westminster Üniversitesi'nin ilk nesil intranet platformunu, karmaşık bilgilerin daha etkili ve verimli bir şekilde yönetilmesini sağlayacak entegre bir kurumsal içerik yönetimi (ECM) sistemiyle değiştirmesi gerekiyordu.

ECM'nin tanıtılması, akademisyenler ve profesyonel personel ekipleri arasında gelişmiş iç işbirliğini desteklemek için üniversiteyi mevcut paylaşılan ağ sürücülerinin ötesine taşımaya yardımcı olacak ve web destekli hizmetler aracılığıyla dış organlarla ortaklık çalışma yeteneklerini geliştirecektir.

Çok çeşitli kurumsal talepleri karşılamanın yanı sıra, yeni çözüm bir dizi temel işlem sistemiyle entegrasyon sunmak zorundaydı.

Sağlam ve güvenli yeni ECM çözümünün, iş açısından kritik belgelerin bütünlüğünü sağlaması ve özelleştirilmiş iş akışlarını desteklemesi, Üniversitenin çeşitli topluluklarının ve uygulama alanlarının materyal geliştirmesini ve paylaşmasını kolaylaştırması gerekir.

Toplam sahip olma maliyetini en aza indirmek, bilgi işçilerine - nerede olurlarsa olsunlar - verimliliği artırmak için destek uygulama ihtiyacı gibi temel bir gereklilikti.

Sonuçlar

  • Bugün 2.500 kullanıcı Alfresco sayesinde gelişmiş arama, bulma ve içerik bağlama özelliklerinden yararlanıyor

  • Alfresco kullanılarak yaklaşık 195.000 belge yönetiliyor

  • Geliştirilmiş belge yönetimi yetenekleri, üniversitenin yeşil stratejisine uygun olarak kağıda olan güvenini azaltmasını mümkün kıldı

  • Güvenli veri depolama ve işbirliği iş akışları, çalışma uygulamalarını kolaylaştırdı

  • Alfresco'nun üniversitenin web yayıncılık sistemine entegrasyonu web içeriği yönetimini kolaylaştırdı ve geliştirdi

  • Belgelere mobil erişim, bilgi çalışanlarının artık nerede olurlarsa olsunlar kaynaklara güvenli erişimleri olduğu anlamına gelir

  • Her hizmet birimi kendi bireysel iş ortamını çalıştırma esnekliğine sahiptir

  • Google Apps Eğitim Sürümü ile entegrasyon, çalışanların Google OAuth aracılığıyla Alfresco'ya güvenli bir şekilde giriş yapmalarını sağlar.


Çözüm

Çeşitli ticari sistemleri gözden geçiren Üniversite, Alfresco'yu piyasada, güvenli doküman yönetimi, kullanım kolaylığı ve işbirlikçi bir bilgi ortamının sağlanması gibi temel kriterlerini karşılayan en iyi açık kaynak çözümü olarak seçti.

Westminster Üniversitesi, Dijital Hizmetler, Bilgi Servisleri Başkanı Hiten Vaghmaria, “Üniversite büyük ve dağıtılmış bir iş gücüne sahiptir ve içeriğe her yerden güvenli bir şekilde erişebilme olanağı, gerçekten mobil çalışma sağlamaya yardımcı olmuştur.

Açık bir çözüm olarak Alfresco, Üniversitenin BT ekibinin, iç işbirliğini destekleyebilecek ve dış organlarla çalışma ortaklığını geliştirebilecek yeni bir kurumsal içerik yönetim sistemi geliştirme ve destekleme stratejisini sürdürmesini sağladı.

Vaghmaria, “Bu öneme sahip bir kurumsal sistem için açık kaynaklı bir platforma geçiş yapmak önemli bir karardı” diyor. “O zaman kendimizi ağırlayabileceğimiz ve geliştirebileceğimiz bir çözüm arıyorduk ve Alfresco en iyi seçimdi.”

İlk pilotun ardından, yeni ECM sisteminin uygulanması iki yıllık bir süre boyunca aşamalı olarak yönetilmiştir. Bu yaklaşım, kuruluş genelindeki akademik ve profesyonel personel kullanıcılarıyla tam istişarelerin ihtiyaçlarını belirlemelerini ve anahtar teslim uygulamalar için herhangi bir gereksinimi desteklemelerini sağladı. Bugün, Alfresco, Alfresco'nun ortağı Zaizi tarafından tamamen barındırılan ve yönetilen ölçeklenebilir bir bulut platformu aracılığıyla teslim edilmektedir.

Vaghmaria, “Zaizi, garantili çalışma süresine sahip bir çözüm sağladı ve devam eden sistem bakımı veya evriminin ek yükü veya zahmetinden hiçbiri” dedi. “Abonelik tabanlı Hizmet Olarak Yazılım (SaaS) modeli, maliyetlerimizi tutarlı ve öngörülebilir tutarken, gelecekteki kullanıcı talebini kolaylıkla karşılayabilme esnekliği sağlıyor. Ayrıca, içeriğimizin altyapılarına taşınmasını son kullanıcı için neredeyse sorunsuz bir şekilde başardılar. ”


Çıktıları

Üniversitenin web içerik yönetim sistemi ile entegre olan yeni ECM sistemi artık belge, kayıt ve bilgi yönetimini destekliyor ve arama, bulma ve içerik bağlama ile ilgili gelişmiş yetenekler sunuyor.

Bugün 2.500 kullanıcı 195.000 belgeye erişebiliyor ve yeni ECM sistemi, güvenli olmayan e-posta eklerine olan güveni azaltırken, kurum personelinin işbirliği yeteneklerini de artırdı.

Vaghmaria, “Veriler artık ISO27001 uyumlu bir veri merkezinde saklanıyor ve bulut tabanlı bir hizmeti güvenle kullanabilmemiz için gereken destek ve güvenlik politikalarına sahip bir kuruluş tarafından yönetiliyor” diyor.

Alfresco ayrıca, üniversitenin yeşil girişimlere olan bağlılığıyla uyumlu olan kağıtsız iş süreçlerini de kolaylaştırdı.

Dahası, Vaghmaria'nın açıkladığı gibi, bilgi alma, erişim ve yönetim modern ve tutarlı bir şekilde düzenlenmiş ve sunulmuştur: “Alfresco'dan önce, sürüm kontrolü ve belge adlandırma konusunda sıklıkla organizasyonel sorunlar yaşayacağız - bu da zaman zaman insanların güncellenmesine veya paylaşılmasına neden oldu. bir belgenin yanlış sürümü. ”

Üniversite şimdi lisans ve lisansüstü öğrencilerine yeni web tabanlı hizmetler sunmaktadır. Aday öğrenciler, kişiselleştirilmiş konu bilgileri ve güncellemeleri, açık gün ve etkinlik davetiyeleri ve diğer öğrencilerle tanışma ve deneyimlerini duyma fırsatları almak için kaydolabilirler.

Bir kamu araştırma üniversitesi olan Westminster Üniversitesi, geniş bir kullanıcı topluluğunun hem profesyonel hem de kişisel gelişimini sağlayan dünya standartlarında tesisler sunmaya kararlıdır. Yeni ECM sistemi, kurumsal çapta bilgi yönetimi ve erişimi düzenlemede ve çevrimiçi ortak proje alanlarını desteklemede merkezi bir rol oynamaktadır.

https://www.alfresco.com/customers/university-westminster