Şirketinizin İletişim Bilgilerini nerede sakliyorsunuz?

Şirketinizin İletişim Bilgilerini nerede saklıyorsunuz?

Fatih Güneş

Şirketinizin İletişim Bilgilerini nerede saklıyorsunuz?

Büyük küçük her firmanın (hatta artık bireylerin bile) iletişim bilgileri çok önemlidir. Şirketinizin iletişim halinde olduğu; müşteriler, tedarikçiler, çalışanlar, iş bağlantıları, vs. Tüm bu kişi ya da kurumların; ad soyadları, telefonları, e-postaları, adreslerini nerede tutuyorsunuz? Kartvizit defterleri, excel, outlook? Kullanıcıların bilgisayarlarında mı yoksa? Yedekleri alınıyor mu? Mobil çalışanlarınız bu bilgilere nasıl ulaşıyor? Sekreteri arayarak mı yoksa?


Tüm bu sorunların çözümü Kişi Bilgileri Yönetimi çözümleri. İngilizce adıyla Contact Manager.


Yazılım dünyasında web tabanlı çözümlerin yaygınlaşması ile birlikte, şirketinizin bu en temel bilgilerini, web ortamında, güncel, erişilebilir olarak saklayabilirsiniz. Bu yazımızda, Kişi Bilgileri Yönetimi çözümlerini, inceleyeceğiz.


Simple Customer


Simple Customer, internetten ücretsiz olarak indirilip kurulabilecek bir scripttir. PHP – MySql tabanlıdır. Sadece iletişim bilgileri kaydı ve takibi yapmak isteyen firmalar için uygundur. Şirket web sitesine dahi kolayca eklenebilir.


Özellikleri, Artıları ve Eksileri


Kullanıcı tanımlama

Kullanım Kolaylığı

Üretici Desteği Yok

Özel Alan Ekleme Sadeliği

Resim Ekleme Ücretsiz Olması

Sayfalama

CSV aktarım

Etiket tanımlayabime 


File Maker


File Maker kolay veritabanı uygulamaları geliştirmek için kullanılan, hızlı pratik ve sektörde uzun yıllardır bulunan bir ürün. File Maker Pro 11 sürümü, içinde hazır bazı uygulama paketleri ile birlikte geliyor. Bunlardan biri de Kişi Yönetimi. Makul fiyatlarla (ürün bedeli 300 USD civarında) eşzamanlı maksimum 10 kullanıcıya kadar çalışan ve geliştirlemeye açık bir yazılım. 10 kullanıcı sonrası ve yüksek kayıt sayılarına ulaşılınca Sunucu yazılımıda edinmek gerekiyor ki onun da fiyatı çok yüksek değil.


Artıları

Kolay Kullanımlı Arayüz: Anında kayıt, alışık olmayanlar için intibak süresi gerektirebilir!

Hızlı ve Kolay Genişleme: FileMaker ile şirketinizin ihtiyaç duyduğu birçok bilgiyi saklayacak ve yönetecek uygulamalar hızlı ve kolayca geliştirilebilir.


Eksileri

Türkiye’de çok yaygın olmaması. FileMaker bilen uzman bulmak sıkıntılı olabilir.


Mimarisi: FileMaker, eğer sunucu yazılımı alınmamışsa, 10 kullanıcıya kadar peer to peer sharing yöntemi ile çalışıyor. Yani tüm kullanıcıların verilerin eş zamanlı eşliyor. Bu durum iyi konfigüre edilmez ise sıkıntılı durumlara sebep olabilir


Microsoft Office – Business Contact Manager


Birçok kişi ve kurum iletişim bilgilerini zaten Ms Outlook E-posta programında kullanıyor. Outlook’un dezavantajı bilgilerin her kullanıcının kendi bilgisayarında olması ve kişisel bilgilerle karışık halde olması. Microsoft firmasının buna getirdiği güzel ve pek bilinmeyen çözüm ise Business Contact Manager (BCM). BCM, Ms Office paketine ek olarak (plug-in) indirilebiliyor. Doğrudan Outlook içinde ve diğer office programları ile entegre çalışıyor. Üstelik bilgileri de merkezileştiriyor. BCM bir nevi küçük bir CRM programı aslında. Ancak bu yazımızda BCM in Contact Manager bölümü üzerinde duracağız.


Artılar


Temel CRM Fonksiyonlarını İçeriyor: Kişi Yönetimi, Satış – Pazarlama, Proje Yönetimi, İş Kayıtları


Ms Office Paketi ile tam entegre: Word’ün içine ekleniyor. Böylece müşteriye gönderdiğiniz teklif direk müşteri kaydıyla eşleşiyor. Müşteriye farkıl kişilerin attığı tüm mailler toplu olarak görülebiliyor.


İnternete bağlı değilken de kullanılabiliyor: İnternete bağlı değilken Outlook’ta maillerinizi görebildiğiniz gibi, BCM kayıtlarını da görebilirsiniz.


Arayüz aşinalığı: Kullanıcıların alışık oldukları Outlook arayüzünde çalışıyor.


Ücretsiz Olması: BCM Outlook 2007 veya 2010 paketine sahipseniz ücretsiz indirilip kurulabiliyor. Her ne kadar Microsoft başlangıçta BCM i sadece Volume lisansına sahip müşterilerine sunduysa da, kısa zamanda hatasını farketti ve geri adım attı.


Eksiler


Karmaşıklığı: Temel CRM fonksiyonlarını içermesi avantaj gibi görünse de, sadece iletişim bilgileri takibi yapmak isteyen firmalar için kişi takibi dışındaki fonksiyonlar karmaşaya sebep olacaktır.

Kurulumun Teknik Uzmanlık Gerektirmesi: BCM, Sunucu-İstemci mimarisi ile çalıştığından kurulumu ve bakımı teknik uzmanlık gerektirmektedir.


Outlook Performansı: Yüksek kayıt sayılarında, BCM’in Outlook performansına etkisi, Outlook performansı düştüğünde BCM’e etkisi mutlaka olacaktır.



 Plaxo


Plaxo, internet üzerinden kişi bilgilerinizi yöneteceğiniz bir uygulama. Plaxo’yu denemeye ücretsiz olarak hemen başlayabilirsiniz. Aylık kişi başı makul bir ücret ödeyerek, gelişmiş özelliklerden faydalanmak da mümkün, ancak ücretsiz versiyonun temel ihtiyaçların tamamını ve fazlasını karşılıyor zaten. Yanlız şunu belirmeliyiz ki, bu yöntemde şirket verileriniz, internet’de Plaxo sunucularında tutuluyor. Muhafazakar firmaları bu durum korkutabilir, ancak dünyada bu yaklaşım (Cloud) oldukça yaygınlaşıyor.


Artıları


Sadece Kişi Yönetimi: Plaxo sadece kişi yönetimi yapıyor. Başka şeyler yapmıyor. Tek yaptığ