Alfresco Hakkında Sorular Cevaplar

Merhaba bir çok soruyu cevaplandırdık

1-Dosyaları indirmeden yerinde düzenlemek mümkün mü? Hangi formatları?

1-Evet mümkündür. Microsoft Office dosyalarını Belge İşlemlerindeki Online Edit menüsünden Microsoft Office'niz ve Google Docs üzerinden düzenleyebileceğiniz gibi, LibreOffice ve Google Docs dosyalarınızı da Google Docs üzerinden düzenlemek mümkün. Ayrıca Microsoft Office için Offline Edit seçeneği de mevcuttur.

2-Giriş için kimlik yönetimini AD ile entegre edebiliyor muyuz? AD de tanımladığımız kullanıcı gruplarını klasörlere erişim yetkilendirmesinde kullanabiliyor muyuz?

2-Alfresco, login için LDAP (Active Directory) ile entegre edilebilir. Kullanıcı gruplarını klasörlere erişim yetkilendirmesi konusunda şu an için bilgimiz yok! Buna bakmamız ve test etmemiz lazım.

3-Firma dışındaki kişilere ulaşım vermek istersek imkanlar nelerdir?

3- İlgili dosyayı paylaşıma açabilirsiniz örneğin, http://34.69.220.141:8080/share/s/Z--7sFJJSHqTwW4oly0AIQ gibi oluşan public linki paylaşarak erişmelerini sağlayabilirsiniz (istediğiniz zaman paylaşımı kaldırabilirsiniz), hatta sosyal medyada da paylaşabilirsiniz veya şirket dışındaki kişilerin sisteme girişleri için Consumer seviyesinde (Sadece görebilir izinli olarak) tanımlayabilirsiniz.

4-Projelerin yayınlanmasında kullanmak istediğimiz bir “klasör aboneliği” sistemi kurguluyoruz. Buna göre bir klasöre doküman koyan yayıncılar ekibi ve bir de abone olan okuyucular ekibi olacak. Bir güncelleme yapıldığında o klasörün abonelerinde güncelleme hakkında (silme, taşıma, doküman ekleme, doküman revizyon v.b.) otomatik mail gidecek. Bu mümkün mü?

4-Klasörlere Kural tanımlamak ve hangi durumlarda tetikleneceğini seçmek mümkün.

Şöyle ki; Öğe/Öğeler oluşturulduğunda: Kural, bu klasöre eklenen içeriğe uygulanacaktır. Bu tetikleme, ilgili klasöre kopyalanan, içinde oluşturulan veya klasöre yüklenen tüm öğeleri içerir.

Öğe/Öğeler güncellendiğinde: Bu klasördeki bir öğe değiştirildiğinde, kural uygulanacaktır.

Öğe/Öğeler silindiğinde veya bu klasörden taşındığında: Kural, klasörden taşınan veya silinen içeriğe uygulanacaktır.

Özet olarak yukarıda belirtilen seçenekler ile seçilen kişilere eposta ile bilgilendirmek bu şekilde mümkündür:

Smart Folder ile ilgili videolara bakmak isterseniz:

Smart Folder'a Genel bakış: https://youtu.be/00otQu_DU3Y

Akıllı Klasörlerin nasıl kullanılır: https://youtu.be/kTQbU6oIuBo

Akıllı Klasörlerin meta verileri embed etmek ve dosyaları otomatik olarak sınıflandırmak için nasıl kullanılabilir: https://youtu.be/9SXJ7r_SB74

5-Basit şekilli form şablonları tasarlayıp kullanıcıların bunları doldurup kaydetmesini sağlayabilir miyiz? Örneğin masraf formunu doldurup kaydedelim, bunu bir doküman olarak daha önceden tanımlanmış masraf formları klasörüne kaydetsin. Burada onaya gönderme gibi bir otomasyon beklemiyoruz.

5-Alfresco'da "Şablondan Belge Oluştur" özelliği var. Bu özellik ile şablonlardan da dosya oluşturabilirsiniz. Şablon seçildiğinde Belge kitaplığına şablona dayalı yeni bir dosya eklenir. Bunu test edebileceğimiz hazır bir şablon çekirdekte yok, oluşturmak gerekiyor.

6-Programın ara yüzünde bir özelleştirme, logo kullanımı, firma markasıyla kullanım yapabiliyor muyuz?

6-Evet. Customization mümkün. Logonuzu, panelinizi ve temayı kendiniz değiştirebiliyorsunuz.

7-Personel Files kısmına kota sınırı getirebiliyor muyuz?

7-Yönetici, isteğe bağlı olarak belirli bir kullanıcı için kota belirleyebiliyor. Kullanıcıya MB veya GB seçenekli olarak kota uygulanabiliyor.

8-Kullanıcıların yaptıkları paylaşımları merkezi olarak görüntüleyebiliyor muyuz? Ya da yapılmış her paylaşımın bir log olarak kaydedilmesi mümkün mü?

8-Site Etkinlikleri panosu, içerik eklemeleri, düzenlemeleri ve silmeleri gibi site etkinliklerini ve ayrıca site üyeliğindeki değişiklikleri listeleyerek bu sitede neler olup bittiğini kolayca takip etmenize olanak tanır.

9-Alfresco daki bir klasör ile bilgisayarımızdaki bir klasörü senkronize etmek mümkün mü?

9-Desktop Sync uygulaması var ama büyük ihtimalle ücretli versiyonda çalışıyor, bunu test edeceğiz. Bunun dışında CmisSync isimli bir uygulama var, bu yeterli olacaktır, test ederken bakabilirsiniz. link: https://bitbucket.org/aegif/cmissync/downloads/CmisSync.2.13.1.0.exe

10-Veritabanının herhangi bir kısıtı var mı? Kullanıcı sayısı, dosya sayısı, toplam data büyüklüğü, performanslı çalışma için büyüklük kısıtı v.b.

10- Alfresco'da Dosya ve Kullanıcı Limiti yoktur. Veritabanı tarafına bakacak olursak durum şudur: Alfresco mysql, postgresql ve oracle olmak üzere 3 farklı database'de çalışabilir.

PostgreSQL için: Database Size Unlimited'dir. Daha detaylı bilgi isterseniz https://www.postgresql.org/docs/12/limits.html

MySQL için: Database Size Unlimited'dir.

Oracle'ın ücretsiz versiyonu 4 GB limitlidir.

11-Yedekleme sistemi nasıl yürümektedir? Şu andaki klasör bazlı sistemde geriye dönük herhangi bir dosyayı seçerek getirebiliyoruz. Veri tabanını yedekleyince komple mi geri tarihe dönmüş olacağız, aradan dosya seçmek mümkün olacak mı?

11-Dokümanlar şifrelenmiş olarak Alfresco ana dizininin altında alf_data klasöründe, ilişkili bilgiler de veritabanında saklanıyor.Yedekleme her ikisi için bir script aracılığı ile yapılabiliyor. Örneğin Alfresco BART (Backup and Recovery Tool) Scripti de kullanılabilir.Alfresco'nun çekirdeğinde kendine has Backup için bir özellik mevcut değil.

12-Alfresco içindeki bir klasörü tekrar Windows klasörü olarak geri almak mümkün müdür? Klasör hiyerarşik yapısını koruyarak tekrar Windows klasör sistemine dönebilir miyiz?

12-Evet. Alfresco içindeki bir klasörü ziplenmiş olarak indirebilir, açtığınızda ise orjinal klasör adıyla Windowsta klasör olarak görebilirsiniz.

13-BPM konusundaki yetenekleri ne kadardır?

13-Alfresco çekirdeğinden bağımsız olarak iki BPM ürünü çıkarmıştır.Bunlardan biri ücretsiz olan Activiti, diğeri lisanslı olan Alfresco Process Services. Firmamızın BPM alanında birçok proje tecrübesi vardır. Ancak henüz bu iki bu iki üründe bir proje yapmadık. Ürünler dünya pazarını hedefleyerek geliştirildiklerinden entegrasyon konusunda bir eksiklik olacağını sanmıyoruz ancak detaylı incelemeden sonra ancak net cevap verebiliriz. Bununla beraber Alfresco içinde basit bir görev ve iş akış özelliği mevcut.https://docs.alfresco.com/6.2/concepts/mytasks.html bu linkte bununla ilgili bilgi ve ve bir kısa video mevcut.

14-İnternette Alfresco Community, One, workspace adında değişik free versiyonlar görüyorum, bunların

14-Alfresco öncelikle iki ana sürüme sahiptir: Community ve Enterprise. Alfresco ECM sisteminin ilk sürümleri için Alfresco, 4 ve 5 sürümlerinde Alfresco One, Alfresco 6'dan itibaren Alfresco Content Services (kısaca ACS) olarak isimlendirilmiştir. Workspace ise Alfresco Digital Workspace'dir, Alfresco Uygulama Geliştirme Çerçevesi (ADF) ile oluşturulmuş yeni bir içerik yönetimi uygulamasıdır. Bununla Alfresco Share kullanıcı arayüzü, yükleme, indirme, içerik arama ve başkalarıyla işbirliği yapma gibi basit görevleri çok daha kolay hale getirilmiştir. Herkese açık, yönetilen ve özel kütüphaneler oluşturabilirsiniz. Diğer kullanıcıların bu kitaplıklara erişimi, bireysel veya grup düzeyinde izinler ayarlanarak yapılandırılabilir. Kitaplıklar, kolayca erişilebilmeleri için favori listenize eklenebilir. Arama özelliği güçlüdür ve meta verilerinize dayalı çok sayıda filtre içerir, böylece aradığınızı hızlı bir şekilde bulabilirsiniz.

15-Demo kurulumunu bizde yapabilir miyiz? Size bir sanal makine kursak orada deneyebilir miyiz? Böylece çalışma performansını daha doğru görürüz diye düşünüyorum. Bunun için gerekli olan makine kaynakları nelerdir?

15-Olabilir. Demo için en az 30 GB Disk, 8 GB Ram, Core 2'li bir Windows Server veya Linux Server (Ubuntu Server 16, 18 veya 20) olabilir.

16-Sistemin mobil kullanım imkanları nasıldır? Playstore da uygulama gördüm ama ücretli versiyonu için gibi duruyor, tam anlayamadım.

16-Alfresco Mobile Apps storelarda mevcuttur. Alfresco Community'de kullanılabilir. Apple için: https://apps.apple.com/us/app/alfresco-content-services/id459242610 Android için: https://play.google.com/store/apps/details?id=org.alfresco.mobile.android.application&hl=tr

17-Yeni bir projeye başladığımızda bunun için bir klasör açıyoruz, bu daha çok iç içe klasörlerden oluşan bir yapı. Bunu bir şablon olarak tanımlayıp yeni bir projeye başlarken bir kerede bu klasör yapısını oluşturmak mümkün mü?

17-Alfresco'daki SmartFolder özelliği işinizi görecektir.

18-Dosyaların veya klasörlerin linklerini paylaştıktan sonra adları değişince yada başka yere taşınınca bu linkler yine çalışıyor mu? Linkler sadece klasör yolu ve dosya adını mı gözetiyor yoksa DB de bir uniqe ID verilip o mu takip ediliyor?

18-Dosya ve Klasör isimleri değiştirilse bile linkler çalışır. Söylediğiniz gibi DB de bir uniqe ID veriyor.örnek olarak: nodeRef=workspace://SpacesStore/4c9e2b04-7878-4753-bc10-b4019c466abc

19-ERP sistemi olarak MS Dynamics Axapta kullanıyoruz. Burada proje yönetimi adımlarında yapılacak işler ve sorumlular var. Buradaki işleri Alfresco workflowda görmek ve tamamlandı yapınca Axapta da tamamlanmış hale getirmek mümkün olabilir mi? Böyle bir entegrasyon için ne gerekir?

19-Alfresco'nun BPM konusunda iki ürünü var. Bunlar Activiti BPM ve Alfresco Process Services. Ancak bu ürünler ile henüz bir proje yapmadık. Diğer yandan firmamızın BPM konusunda bir hayli tecrübesi bulunmaktadır. Processmaker BPM ile birçok projede çitf yönlü entegrasyon yaptık. İki ürün de dünya çapında ürünler olduğundan entegrasyon konusunda bir sıkıntı olacağını sanmıyorum. Bahsettiğiniz entegrasyon Processmaker ile yapılabilir. Axapta ile entegrasyon konusunda çözüm ortağınız ile de çalışmamız gerekir.

20- Alfresco Mobil Uygulamaları var mı?

20- Evet Apple ve Google Mağazalarında mevcuttur.

Alfresco Android Mobile Apps

Alfresco Mobile

https://play.google.com/store/apps/details?id=org.alfresco.mobile.android.application&hl=tr&gl=TR

APS - Alfresco Process Services

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.activiti.android.app&hl=tr&gl=TR

ACS - Alfresco Mobile Workspace

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.alfresco.content.app&hl=tr&gl=TR

Alfresco Apple IOS Apps Uygulamaları:

APS https://apps.apple.com/ae/app/alfresco-process-services/id1129144376

ACS https://apps.apple.com/us/app/alfresco-content-services/id459242610