Unibravo ile Satınalma Yönetim Sistemi

Satın alma takip programı

Mehmet Demirel

Satınalma Yönetimi, dış tedarikçilerden mal ve hizmet alımı ve ilgili raporlama ile ilgili tüm faaliyetleri ele alır.

Openbravo'nun bu uygulama alanı , Procure To Pay iş akışının ve Tedarikçi İadelerinin iş sürecinin Alınması ve Faturalandırılması bölümlerini kapsar . İçin Ödemeler Yönetimi ait Tedarikten için Pay bkz Finansal Yönetim // Alacaklar ve Borçlar uygulama alanı.


Tedarik ve Ödeme İş Akışı

Satınalmadan Ödemeye iş akışı, bir tedarik sürecinin yaşam döngüsünü yönetir.


Karmaşıklığı ve farklı rolleri nedeniyle, Procure to Pay'i iki ana alt sürece ayırmak uygundur:


1. Makbuz Talebi süreci, depo personelinin ürünü aldığı ana kadar satınalma taleplerinin ve ilgili satınalma siparişlerinin oluşturulması ve yönetimi ile başlar.

2. Tedarikçi Ödeme Faturası , tedarikçi faturalarını kaydederek önceki alt süreci sürdürür ve tedarikçi faturalarını ödeyerek kapatır.




Yapılandırma

İşlemi gerçekleştirmeden önce aşağıdaki kurulumların yapılması gerekir:

  • Ürünler

  • Maliyetlendirme kuralları

  • Yüklenen Maliyet Türleri

  • İş Ortakları (Tedarikçiler ve Tedarikçiler).

  • Fiyat yapılandırması


Ürünlerin herhangi bir satın alma talebi yayınlanmadan önce yapılandırılması gerekir.

Satın alınan her ürünün , satın alma siparişi veya satın alma faturası gibi işlem belgelerinde seçilebilmesi için satın alma fiyatı listesinde bir fiyatı olması gerekir.

Aynı şekilde, satın alınan her ürünün bir ölçü biriminde ("UOM") ve gerekirse alternatif ölçü biriminde (AUM) tanımlanması gerekir.

Daha fazla bilgi için lütfen Ürün Kurulumu , Ürün ve Fiyatlandırma'ya bakın.

Yukarıdaki yapılandırma, "Ana Veri Yönetimi" kurulumu içindeki genel İşletme kurulumu akışının bir parçasıdır .

Maliyet bir bir girdi işlem böyle bir "olarak mal Makbuzu " vergiler hariç ürünün satın alma fiyatı kullanılarak hesaplanabilir.

Bunun yanı sıra, Mal Girişine dahil edilen ürünlerin maliyeti , fişe farklı türdeki Landed Maliyetlerinin tahsis edilmesi sonucunda ayarlanabilir .

"Costing Server" işlemi, ürünün işlem maliyetini hesaplayan ve ayarlayan yeni Openbravo " Costing Engine " işlemidir . Bu işlem, tüzel kişiliğin / kuruluşun "Stoklanan" olarak yapılandırılan ürünlere yapılandırılmış ve uygulanan bir maliyetlendirme kuralına sahip olmasını gerektirir .

Herhangi bir satınalma talebinin otomatik olarak bir satınalma siparişine dönüşebilmesi için önce İş Ortaklarının yapılandırılması gerekir.

Daha fazla bilgi için lütfen Business Partner Setup ve Business Partner'a başvurun.

Yukarıdaki yapılandırma ayrıca "Ana Veri Yönetimi" kurulumu içindeki genel İşletme kurulumu akışının bir parçasıdır .

Not: Varsayılan olarak Openbravo ile birlikte gönderilen Yiyecek ve İçecek (F&B) örnek istemcisini temel alarak keşfedecekseniz , Tedarik Yönetimi uygulama alanı için ek kurulum yapmanız gerekmez .

Örnek veri seti önceden yapılandırılmış rolleri, iş ortaklarını, ürünleri, depoları ve fiyatları içerir.


İşlem Yürütme

Tedarik Yönetiminde Ödeme Alma iş süreci aşağıdaki gibi yürütülür:

Kuruluşun izin verdiği herhangi bir üye, bir kuruluşun veya iş birimi ihtiyacının bir sonucu olarak doğrudan bir Talep yayınlayabilir.

Talep eden, Talep penceresinde yeni bir belge oluşturur , bir "Tarihe göre ihtiyaç" girer ve sonra gerekli ürün veya hizmeti arar.

Ürün mevcut değilse, o zaman Ürün penceresine girilebilir .

Talep eden her ürün için tarihe göre ihtiyaç, ürün, miktar, biliniyorsa fiyat ve gerekirse niteliği (boyut ve / veya renk, vb.) İle yeni bir satıra ihtiyaç duyarak devam eder.

Biliniyorsa tercih edilen bir tedarikçi de eklenebilir.

Tamamlandığında, talep daha sonra gerektiğinde satın alma personeli tarafından değiştirilebilmesi için "Taslak" durumuna kaydedilir.

Talepler, ürünü satın alacak olan personeli siparişe, miktarlarına ve teslimatı için zaman çerçevesine bildirir. Satın alma personeli, daha önce oluşturulmuş satınalma taleplerini yönetmekten ve hatta gerekirse yenilerini oluşturmaktan sorumludur.


Satın alma personeli, Talepleri Yönet penceresinde talepleri yönetir .

Satın alma personeli, taslak durumunda oluşturulan taleplerin verilerini değiştirebilir ve ayrıca İş Ortağı alanında kullanılacak tedarikçiyi arayabilir . Muhatap yoksa, Muhatap penceresine o anda girilebilir .

Puchase personeli, satın alındıktan sonra satın alma net birim fiyatını ve varsa indirimlerini de girebilir.

Talep hazır olduğunda tamamlanır. Talebin Belge Durumu Tamamlandı olarak değişir ve daha sonra satınalma siparişine dönüşebilir.


Satın alma personeli:

Henüz bir siparişle bağlantılı olmayan talep satırlarını arayarak ve ekleyerek Sipariş Talebi penceresindeki Tamamlanmış Talepler için Satınalma Siparişi / Siparişleri oluşturabilir . Bu şekilde oluşturulan satınalma siparişi / siparişleri, Ayrılmış durumundaki Satınalma Siparişi penceresinde gösterilir .

Ayrıca doğrudan Satınalma Siparişi penceresinde Satınalma Siparişleri oluşturabilir . Satın alma hatları Talep durumunda olduğu gibi doldurulur. Satınalma Siparişi hazır olduğunda Kitap düğmesine basılarak işlenir .

Tedarikçinin geçmiş ve şimdiki satın alımlarını gözden geçirmek için satın alma personeli Satın Alma Boyut Raporu'nu kullanır .


Depo personeli:

Malın yanı sıra 2 şekilde eklenen teslimat notlarını alır:

  • İle Mal girişi penceresinin, bekleyen siparişleri Depo personeli görünüyor birer birer teslim edilecek ve bir depo ve depolama kutusu bulunan sipariş satırları miktarı tekabül olsun.

  • Bu pencere aynı zamanda manuel olarak makbuz oluşturulmasına izin verir.

İle Beklemede Mal girişi penceresinin. Depo personeli, teslim edilen satınalma siparişi hatlarını kitlesel olarak seçebilir ve depodaki ve depodaki miktar fişini bulabilir.

Bir makbuzda yer alan ürünlere varsa, yüklenen maliyeti şu şekilde tahsis eder :

  • bir arazi maliyeti türü seçme ve makbuz hatları arasında dağıtılacak bir "tahmini" arazi maliyeti tutarı girme

  • veya bir iniş maliyeti türü seçerek ve faturalanmış fişlerin arasında dağıtılacak olan önceden faturalandırılmış bir iniş maliyeti tutarını girerek.

Makbuzları tamamlar.

  • Tamamlanan makbuzlar stok bilgilerini günceller (ürün seviyeleri yükselir) ve deftere kaydedilebilir , bu nedenle ürün varlıklarının muhasebesi artırılmaktadır.

  • Mal girişi sadece makbuzun maliyeti hesaplanmışsa kaydedilebilir. Bunun için Costing Background işleminin yürütülmesi gerekir.

Eşleşen Faturalar penceresi, satın alma fiyatı farklılıkları nedeniyle, makbuzun muhasebesi ile daha sonra ilgili faturanın muhasebesi arasındaki tutarsızlıkların yönetilmesine ve kaydedilmesine yardımcı olur.

Mal Girişleri Boyut Raporu , İş Ortağının geçmiş gelirlerini gözden geçirmek için kullanılır.


Finans çalışanı:

Tedarikçi faturalarını farklı yollarla kaydeder:

İle Mal girişi penceresinin, Maliye personeli durumu bir Makbuz bir fatura oluşturabilir tamamlamak .

İle Alış Fatura penceresinde, Maliye personeli tedarikçi faturalarını girebilirsiniz:

  • Manuel olarak

  • veya faturalandırılmayı bekleyen satınalma siparişlerini veya makbuz satırlarını alarak

  • veya mevcut satın alma faturalarından fatura satırlarını kopyalayarak.

Maliyet faturalarını kaydeder ve bu "faturalandırılmış" arazi maliyetlerini , arazi maliyetleriyle eşleştirir :

doğrudan bir makbuz (lar) da rezerve edildi

ya da iniş masrafı belgesi ile rezerve edildi .

Süreçler ve Yayınlar maliyet eşleştirmeye indi

Bir Alış Fatura sonra İşlenmiş bir Ödeme Planı tedarikçisi ve satın alma makbuzu ile mutabık ödeme koşullarına bağlı olarak oluşturulur faturanın edilebilir yayınlanan faturanın muhasebe kayıtlarını oluşturmak için. Daha sonra ödeme planı değiştirilebilir .


Bunlara ek olarak:

Eşleştirilmiş Satın Alma Siparişleri görünümü bir tedarikçi tarafından henüz fatura edilmemiş sipariş veya makbuz hatlarında bir göz için Maliye personeli yardımcı olur.

Finans personeli, Satın Alma Faturası Boyut Raporu'ndaki tedarikçi fatura bilgilerini gözden geçirebilir


Satın alma giderleri farklı şekillerde muhasebeleştirilebilir:

Çoğu durumda şirketler, satın alma yapılır yapılmaz masrafları muhasebeleştirir. Örneğin, büyük harf olmayan sarf malzemeleri satın alan bir şirket.

Openbravo'da, bu durumda gider, işleme karşılık gelen satınalma faturasının muhasebesi kapsamında oluşturulur.

Bununla birlikte, bazı koşullar altında, gider muhasebesinin ertelenmesi gerekir. Örneğin, bir yıl boyunca iş sigortası satın alan bir şirket

bu masrafı 12 ay boyunca dağıtmak isteyebilir .

Openbravo'da bu durumda gider, satınalma faturası satırlarına gider ertelenmiş bir plan girilerek belirli bir süre içinde ertelenebilir .

Bu işlevin tam açıklaması için lütfen Ertelenmiş gelirler ve giderler nasıl yönetilir makalesini inceleyin.

Son olarak, finans personeli tedarikçi ödemelerini yapmak ve yönetmekle sorumludur:


Tedarikçi ödemeleri Ödeme Ekle düğmesi kullanılarak Satın Alma Faturası penceresinde yapılabilir . Bir Satınalma Siparişine karşı bir ön ödeme yapmak da mümkündür.

Ayrıntılı ödeme yönetimi belgeleri, Finansal Yönetim // Alacaklar ve Borçlar uygulama alanında ve Borçlardaki ön ödemeli faturaların yönetimi makalesinde bulunabilir.

Tedarikçi İş Akışını Geri Getiriyor

Bu iş akışı, satın alınan malların tedarikçiye iade edilmesini yönetir. Geri dönüşün sonuçları nedeniyle Tedarikçi İadelerini iki ana alt sürece ayırmak uygundur:


Tedarikçinin Borca İadesi : Bu süreç, malların satıcıya iade edilmesini ve borç talebini yönetir.

TedarikçiReturnDebit 3 0.png


Tedarikçi Yerine Koyma : Bu işlem, malların satıcıya geri iadesini ve mal değiştirme talebini yönetir.

SupplierReturnReplacementWKflow.png


Yapılandırma

İşlemi gerçekleştirmeden önce özel bir şey yapılandırılması gerekmez, ancak Geri dönüş nedenleri penceresi


infaz

Tedarik Yönetiminde Satıcıya İade iş süreci aşağıdaki gibi yürütülür.


Tedarik personeli:


Satıcıya İade penceresinde yeni bir belge oluşturur ve Muhatap alanında satıcı adını arar .

Ve Satırları Seç / Düzenle düğmesini tıklayarak satır ekleyerek devam eder

Mal giriş hatlarını seçmek ve iade etmek istediğiniz miktarı, fiyatı düzenlemek mümkündür

İade Malzemesi belgesi Satıcı tarafından kabul edildikten sonra Kitap düğmesine tıklayarak işleyebilirsiniz . Belgenin durum değişir Taslak için rezervasyon

Satıcıya yalnızca Ayrılmış belgeler gönderilebilir

Depo personeli:


Satıcı Gönderiye Dön penceresinde yeni bir belge oluşturur ve İş Ortağı alanında satıcı adını arar .

Ve Satırları Seç / Düzenle düğmesini tıklayarak satır ekleyerek devam eder

Satıcı satırlarına dön seçildi

Gönderilecek miktarı düzenlemek mümkündür

Belge hazır olduğunda Tamam düğmesine tıklayarak belgeyi işleyin . Belgenin durum değişir Taslak için Tamamlandı

Tamamlanan gönderi stok bilgilerini günceller (ürün seviyeleri düşer)

Finans personeli: Bu belgeleri faturalandırmak için Fatura satın al penceresine gidin . Tüm senaryolar ele alınmaktadır:


Tedarikçi yalnızca söz konusu belge için bir fatura gönderirse, Satın alma faturası dokümanını ters çevir türünü seçmeniz ve ardından Satırları oluştur düğmesinden satırları seçmeniz gerekir

Satıcı, orijinal satınalma siparişi ve iade malzemeleri siparişi içeren bir fatura gönderirse, bir Satınalma faturası belge türü seçmeniz ve ardından Satırları oluştur düğmesinden satırları seçmeniz gerekir.

Satıcı, iade malzemeleri siparişi için bir fatura göndermiyorsa ancak daha sonra kullanabilmeniz için kredi olarak tutmak istiyorsa:

Bu iade malzemeleri için bir Ters satın alma faturası oluşturun

Daha sonra Ödeme çıkış penceresinden kullanılacak kredi olarak bırakın

Orijinal satınalma siparişine dayalı yeni bir satın alma faturası, bu krediyi tüketebilir

Diğer uygulama alanlarıyla ilişkisi

Tedarik Yönetimi'nin diğer uygulama alanlarıyla ilişkisi vardır:


Mal girişi olarak Depo Yönetimi , eldeki kalem miktarını ve değerini değiştirir.

Borç hesabı ödemelerini yönetme açısından Finansal Yönetim .

Satınalma planlaması olarak MİP Yönetimi , malzeme gereksinimlerine göre satınalma siparişlerinin yaratılmasına izin verir

Uygulama Menüsü

Aşağıda, Tedarik Yönetimi uygulama alanı ile ilgili tüm pencerelerin ve raporların ayrıntılı açıklamasını bulabilirsiniz.



işlemler

Openbravo Tedarik Yönetimi esnek ve otomatik bir tedarik iş akışı sağlar.

Buradan başlayarak Openbravo tedarik yönetimini nasıl çalıştıracağınızı öğreneceksiniz.


istek

Talepleri Yönet

Sipariş Talebi

Satın alma emri

Mal Girişi

Bekleyen Mal Girişleri

Satınalma faturası

Eşleşen Faturalar

Satıcıya dön

Satıcı Gönderiye Dön

Son teslim maliyeti

Analiz Araçları

Buradan başlayarak, Openbravo'daki "Tedarik Yönetimi" ile ilgili verilerin nasıl analiz edileceğini öğreneceksiniz.


Satın Alma Siparişi Raporu

Boyut Raporu Satın Alın

Mal Girişleri Boyut Raporu

Satın Alma Faturası Boyut Raporu

Eşleşen Satınalma Siparişleri