ECM ve DMS Tercihiniz Alfresco 5.2 olabilir!

Doküman Yönetim Sistemi

Mehmet Demirel

DMS Tercihiniz Alfresco 5.2 olabilir! Neden olmasın?


Giriş


Günümüzde şirketler, bazılarının görevi kritik olduğu birçok elektronik belge ile uğraşmak zorunda. Sigortalar, Bankalar ve İlaç endüstrisi çok sayıda belge, sözleşme ve makbuz ürettikleri ve ilgilendikleri için ECM / DMS çözümleri için iyi adaylardır. Genellikle, en büyük ECM / DMS altyapıları, büyük dijitalleştirme süreçlerini başlatan müşterilerde bulunabilir. Ancak, küçük işletmeler için bile, satış teklifleri, teklifler, RFI'lara ve RFP'lere verilen cevaplar gibi e-belgeleri yönetmek kritik bir görevdir. Aslında, bu teklifleri ve teklifleri oluştururken, satıcılar arasında ve nihayetinde teknik departmanla da işbirliği yapılması istenir. ECM / DMS çözümleri aynı belgede paylaşma ve birlikte çalışma araçları sunmalıdır. Ne yazık ki bu belgeler, çoğu zaman, kullanıcılar bu paylaşımdaki belgeleri kopyalamak için zaman harcarlar, ve bu genelde basit bir Windows Paylaşımı ile ilgilidir. Sonuç olarak, herhangi bir veri kaybını önleyen eşzamanlılık yönetimi yoktur ve “kilitleme stratejisi” oldukça basittir: belgelerde hep görürüz “son, son 2, son yazılan, kazanıldı vb”. Bazı “​​büyük” şirketlerin bile hala böyle çalıştığını görmek gerçekten üzücü ve inanılmaz! Tüm şirketler dijitalleşme trendlerini takip ediyor, ancak oldukça basit bir şekilde yapıyorlar bunu.


Öyleyse, temelde ne ECM / DMS çözümünün tüm firmalarda kullanılmasını önler? Benim bakış açıma göre, çoğu zaman ECM / DMS projeleri yanlış boyutlandırılıyor ve yaklaşılıyor. Aslında, her müşterinin projenin başlangıcında pek çok iyi niyeti vardır. Bu nedenle, esaslara odaklanmak yerine, proje sorumlusu hemen hemen her şeyi uygulamak istiyor ve çok fazla olabilir:


  • iş akışı yönetimi

  • karmaşık kullanıcı / grup yönetimi ve güvenlik kuralları

  • tam metin indeksleme

  • altyapı fazlalığı

  • mevcut çözümlerde tam entegrasyon

  • karmaşık iş süreçleri (BPM ve ECM / DMS'nin karıştırılması)


Sonuç olarak, önerilen ECM / DMS çözümleri, kurulumu oldukça karmaşık ve lisanslar açısından oldukça pahalı hale gelebilir. Bu tam olarak bu tür projelerin takılıp kaldığı yer. Çok fazla şey yapmak istiyoruz, çok karmaşıklaşıyor, o yüzden hiçbir şey yapalım! 🙂


ECM / DMS alanında sorunsuz bir şekilde başlamayı sağlayan bir yol ve teknoloji var mı?


Neden bir DMS?


Öncelikle, bir DMS'den hangi temel işlevlere ihtiyacımız olduğunu tekrar özetleyelim. Başka bir deyişle, böyle bir çözümle ne elde etmek istiyoruz?


Bir satıcı olarak ve özellikle de bir Baş Satış Görevlisi olarak, tüm değişiklikleri açıkça izlemem gerekiyor. Aslında, belgeleri düzenlerken / değiştirirken ve özellikle alıntılarda, her bir değişikliğin izini sürmeliyiz. Yayın yönetimi ve izlenebilirlik, bugünlerde “olması gereken” bir şey. Belge doğrulaması (iş akışı işlemleri), ikinci bir adımda olması iyi olurdu.


Tabii ki mevcut siber saldırılar bağlamında, yüksek bir güvenlik seviyesine ihtiyacım var. Ayrıca belgeleri yetkisiz kullanıcılara karşı korumam gerekiyor: şirketteki tüm kişilerin satış mühendisliği politikasını bilmesini istemiyoruz / buna ihtiyacımız yok. Dahası, basit bir Windows Paylaşımı'nda yatan tüm belgelerimizi virüs şifrelemek istemiyoruz. ECM / DMS çözümleri, belgeler üzerinde çalışmak için CheckOut / CheckIn prosedürlerine devam etmek için sisteme tanımlamalar isterse virüsün tüm dosyalara kolayca erişme şansı yoktur.


Bu CheckOut / CheckIn prosedürü Microsoft Office paketine dahilse, kullanıcıların veya satıcıların verimliliğini bile düşürmez. Kullanıcılar, basit çift tıklamalardan daha fazlasını yapmak zorunda kaldıklarında daima korkarlar 🙂


Neden Alfresco?


Giriş bölümünde açıklandığı gibi, ECM / DMS projelerinin maliyetleri ve aşırı boyutlandırılması, bazen doğmadan önce onları öldürebilir.


Alfresco, lisans maliyeti olmadan temel ihtiyaç duyulan işlevleri oldukça hızlı ve kolay bir şekilde uygulamaya olanak sağlayan bir Açık Kaynak ECM / DMS çözümüdür. Tabii ki, Enterprise sürümü gibi bazı ek özellikler sunar:


istirahatte içerik şifreleme ve şifreli yapılandırma dosyaları

kümeleme

Bulut ve Şirket İçi kurulumlar arasında içerik senkronizasyonu

Dbi servislerinde ECM / DMS uzmanı olduğumuzdan Alfresco'yu kendi başımıza uygulamaya karar verdik. Bununla birlikte, böyle bir çözümün düzenlenmesi ve belgelenmesi, haftalar veya yıllar değil birkaç gün ile sınırlı olabilir. Bazı adli ERP çözümleri için olduğu gibi, kurmak için birkaç ay boyunca üst düzey teknik uzmanlara ve satış noktalarına ihtiyacımız yok 🙂


Kutudan çıkan ve özellikle 5.x sürümüyle, Alfresco bir ECM / DMS'den bir satıcı olarak beklediğim şeyin % 100'ünü gerçekten kapsıyor:


  • entegre yayın yönetimi

  • kullanıcılar arasında eşzamanlılığın korunması ve yönetimi

  • Bazı tanımlamalara ihtiyaç duyulduğundan virüslere karşı koruma ve gerektiğinde her zaman önceki bir sürümü geri alabilirsiniz.

  • belgeleri / klasörleri açık havada kopyalamak için kolay sürükle ve bırak işlevi


Aşağıda, her bir Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeler ortamında Alfresco'nun MS Office kullanarak sorunsuz entegrasyonuna bir örnek. MS Office'e sorunsuz bir entegrasyonla, artık bir belgede doğrudan çalışmak ve bu işlemden bu yana “CheckOut / CheckIn” uygulamasına gerek kalmadan açık havada kaydetmek mümkündür.


Aşağıda, her bir Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeler ortamında Alfresco'nun MS Office kullanarak sorunsuz entegrasyonuna bir örnek. MS Office'e sorunsuz bir entegrasyonla, artık bir belge üzerinde doğrudan çalışmak ve “CheckOut / CheckIn” uygulamasına gerek kalmadan açık havada kaydetmek mümkündür, çünkü bu işlem Office konektörüne entegre edilmiştir. Alfresco'nun MS Office'e entegrasyonuna bir örnek altında, “SharePoint çevrimiçi konumu” (alfresco ile uyumlu) olarak adlandırılan bir kez yaratıldı. Word'deki belgeleri doğrudan Alfresco deposundan açabilirsiniz (giriş / çıkış işlemi arka planda gerçekleşir):




MS veya Mac dünyasında sorunsuz entegrasyona başka bir örnek, sürükle ve bırak özelliği, herhangi bir Web tarayıcısını kullanarak doğrudan Alfresco tarayıcısında dosya tarayıcısından:




Yeni oluşturulan bir MS Office belgesini doğrudan Alfresco'ya kaydetmek bile mümkündür, en son Alfresco sürümünde (5.x) entegrasyon gerçekten en üst düzeye çıkarılmıştır.


Alfresco'nun bir diğer güçlü avantajı temel olarak Açık Kaynak kültüründen geliyor. Bazı şirketler hala pahalı yazılım lisansları ödemek zorunda olduklarını hissetmelerine rağmen, bazen “yalnızca hizmet” modelini düşünmek mümkün olabilir. Açık Kaynak kodlu yazılım tarafından kullanılan bu yaklaşım, hizmetlerini ürün çevresinde sunan katılımcılarla ürünün gelişmesini ve büyümesini sağlar. Bu, çözümün profesyonel bir şekilde kullanılmasına olanak sağlayan Alfresco'nun çevresine destek sağlayan dbi hizmetleri için geçerlidir. Aynı fikirde, pek çok katılımcı, çekirdek işlevselliklerini geliştirmeye ve ürünü birçok başka çözüm veya ürüne entegre etmeyi sağlayan (yani Odoo, SAP, Salesforce, aso… gibi ERP çözümlerinde) bazı Alfresco uzantıları geliştirdi. Topluluk tarafından geliştirilen bu eklentilerden bazıları ürünü geliştirmek için doğrudan bir sonraki Alfresco sürümlerine bile entegre edilmiştir (HTML5 Previewer, Trashcan Cleaner, aso…).


Gerekli temel özellikleri sağlayan, kurulumu kolay, yönetimi ve yönetimi kolay, uygun maliyetli ve genişletilebilir bir yapı sunan Alfresco, Satış faaliyetlerimizin kalitesini güvence altına alırken, şirket gelişimimiz için de bir tür optimum seçenek haline gelmiştir.


Sonuç


Her BT projesine gelince, çözümü adım adım onaylamak için ideal olarak POC'lerle (Kavramların Kanıtı) ilerleyerek pragmatik bir yol izlemenizi şiddetle tavsiye ediyoruz. Ayrıca, ilk olarak temel işlevselliklere odaklanılması, proje sonuna asla ulaşamayacağımız izlenimini veren çok büyük ve karmaşık özelliklerden kaçınılması tavsiye edilir.


Verimliliği ve güvenliği birleştirip gerekli özellikleri sağlayan Alfresco, son yıllarda yaptığımız gibi büyümemize yardımcı olan en rekabetçi fiyat / özellik çözümüydü. Geçtiğimiz son sürüm (sürüm 5.2), olağan ofis araçlarına entegrasyonun ciddi şekilde geliştirildiğinden kullanıcı kabulünü bile arttırdı.