Call Us: (+90) 212 909 20 30

Süreç Yönetimi

  • İş Akışı mı Süreç Yönetimi mi?

    İş Akışı (workflow) ve Süreç Yönetimi (BPM – Business Process Management) sıklıkla birbirine karıştırılan ve hatta birbiri yerine kullanılan iki kavram. Bu yazımızda bu iki kavrama biraz ışık tutmaya çalışacağım.

    Önce İş Akışı Vardı!

    “İş Akışı” yahut “İş Akış Diyagramları” 90 larda hayatımıza girdi. O yılları hatırlayanlar, mutlaka Microsoft’un Visio’sunu merak edip kurcalamışlardır. Hatta belki benim gibi komponent tool’undan sürükle bırak ile basit akış diyagramları yahut algoritmalar da çizmişlerdir.  Visio’yla paralel olarak birçok modelleme yazılımları çıktı. Bunların İş Akışları çizimine özel olanları ile İş Akışı yahut worklow kavramı ortaya çıkmaya başladı. Başlangıçta sadece dökümantasyon olarak kullanılan İş Akışları, zamanla işin kendisinin yürütülmesini de içerir hale geldi.

    Nedir Bu İş Akış Diyagramı?

    İş Akış diyagramı, aşamalı bir işin nasıl yapılacağını, düğüm ve karar noktalarını gösteren bir çizimdir. İş akışı konusunda yazının sonundaki TED konuşmasını izlemenizi mutlaka tavsiye ederim. Esprili bir gösterimle şöyle birşeydir: 

    iş akışı

    Peki BPM Nereden Çıktı?

    BPM’i aslında İş Akışlarının iş amaçlı kullanımının bir evrimi olarak da görmek mümkün. Zamanla İş Akışlarının diğer yazılımlarla entegrasyon ihtiyacı ortaya çıktı. Farklı yazılımların farklı yoğurt yeme biçimleri vardı. Bu durum da gerek entegrasyonda problem oluşturuyor, sistem değişikliğini ise neredeyse imkansız hale getiriyordu. Diğer yandan ihtiyaç gereği artım bizim basit ve sevimli iş akışlarımız; organizasyon yapısın içeren, raporlama ve izleme fonksiyonlarını barındıran kompleks bir hale gelmişti.

    Bir konsorsiyum oluşturularak öncelikle iş akışı standardize edildi. Bugün 2.0 notasyonu yaygın olarak kullanılan BPMN (Business Process Management Notation) iş akış diyagramlarını standardize etti. Her ne kadar İş Akışı kadar sevimli ve özgür değilse de BPM şöyle birşeydir:

    process

    Hangisi iyi..?

    Sonuç olarak iki farklı yapı ve sistem ile karşı karşıyayız. Biri sade ve özgür, diğeri yapısal ve güvenli. Elbette seçimde en önemli kriterlerden biri de ihtiyacın ne olduğu ve bunun en iyi hangisi ile en efektif şekilde karşılanabildiği. Bir de her müşterinin farklı yoğurt yiyişi var tabi. Bunu en güzel anlatan da harika bir TED sunumu. Herkese iyi seyirler.

  • Selensoft, İstanbul Kültür Üniversitesi için ProcessMaker BPM ile Evrak Takip Sistemi Projesini Tamamladı

    Selensoft, İstanbul Kültür Üniversitesi (İKÜ) için ProcessMaker BPM üzerinde Evrak Takip Sistemi hazırladı. Hazırlanan sistem; Gelen Evrak ve Giden Evrak'ın kaydı, Birim içinde ve birimler arasında yönlendirme, Gelen Evrak'tan Giden oluşturma, Giden Evraktan Gelen oluşturma, Evraklara Ek Dosya ekleme, Evrak Sevk ve Havale etme, Evrak Beklemeye alma gibi birçok fonksiyon içeriyor. 

    Projenin birinci fazında, Evrak Takip Sistemi, üniversitenin iki birimi (Genel Sekreterlik ve Öğrenci İşleri) pilot kullanıma başladı. Orta vadede tüm üniversite birimlerinin aktif kullanımı hedefleniyor. Bu şekilde evrakların fiziken dolaşımı yerine elektronik olarak dolaşımı sağlanmış olacak.

    Projenin devreye alınması ile birlikte, fiziki defter kullanımı ve kısıtlarının ortaya çıkardığı zorluklar aşıldı. Üniversite elektronik bir Evrak Takip ve Kayıt sistemine sahip oldu. 

    Proje Süreç Yönetim Sistemi ProcessMaker BPM üzerinde geliştirildi. Böylece evrak kaydı ile birlikte kurumun süreç akışı da elektronize edilmiş oldu. 

    İKÜ, Bilgi Sistem ve Teknolojileri (BST) Daire Başkanlığı tarafından yönetilen projede kısa sürede gelinen aşamayı BST Daire Başkanı Ender Ekici şu şekilde yorumladı: "Selensoft Projeyi kısa sürede hayata geçirdi. Böylece Üniversitemizde sadece bir Evrak Takip çözümü sağlamanın ötesinde, Süreç Yönetim bazlı bir İş Akış sistemine sahip olduk. Orta vadede birçok sürecimizi de bu platformda elektronik hale getireceğiz".

    Selensoft Genel Müdürü Fatih Güneş proje ile ilgili şunları ifade etti: "Üniversitenin Evrak Kayıt ve Takip sistemini incelediğimizde, konunun bir kayıt sisteminden ziyade süreç bazlı olduğunu tespit ettik. Bu sebeple proje için ProcessMaker BPM ürününü konumlandırdık. Kısa bir sürede de projenin ilk aşamasını tamamladık. Üniversitelerde çok yoğun bir yazışma trafiği var ve BPM'in bu konuda çok fayda sağlayacağını düşünüyoruz. İKÜ projesi bizim BPM ile yaptığımız ikinci Evrak Takip projesi. İlk projemizi Tekno Grup için yapmıştık. Evrak Takip konusunda uzmanlığımızı ve yeteneklerimizi geliştirdik."